Er dine PDF’er klar til den nye tilgængelighedslov?

Fra 1. juli 2025 begynder det at have konsekvenser, hvis de PDF’er I sender til private, ikke er tilgængelige. Den nye tilgængelighedslov kræver, at PDF’er kan bruges af mennesker med handicap, fx så blinde kan læse deres pdf ved hjælp af skærmlæsere. Det stiller nogle særlige tekniske krav til måden I opretter jeres dokumenter - ellers kan en skærmlæser ikke fungere. Og kan de ikke det, risikerer I en bøde. 

Heldigvis er det let at finde ud af om jeres pdf’er allerede lever op til kravene, og tage action, hvis ikke de gør. Her guider vi dig igennem processen.

Den nye tilgængelighedslov, som bygger på EU’s tilgængelighedsdirektiv, betyder, at din virksomhed fremover skal sikre, at PDF'er er tilgængelige. Det gælder fx fakturaer, breve eller andre kommunikationsmaterialer – alt der distribueres digitalt.

Loven gælder for alle virksomheder der sælger varer og ydelser til private. Du kan læse mere om loven på sikkerhedsstyrrelsens hjemmeside, og selve lovteksten finder du på retsinformation. Søg på “tilgængelighedslov”. 

Hvis du ignorerer loven, kan myndighederne pålægge dig bøder for manglende overholdelse. Det gælder derfor om at komme i gang nu og få styr på, om dine dokumenter lever op til kravene.

Start med at teste dine eksisterende PDF’er. Måske er der slet ikke et problem : )

Det kan du gøre nemt med det gratis værktøj PDF Accessibility Checker - eller i daglig tale, blot PAC. Det kan downloades her:  https://pac.pdf-accessibility.org/en.

PAC  scanner dine dokumenter og giver dig en status på, om de er tilgængelige. Det tjekker fx:

• Om dokumentet er korrekt tagget.
• Om der er en læserækkefølge, som skærmlæsere kan forstå.
• Om billeder og grafik har alternativ tekst.
• Om sproget og strukturen er markeret tydeligt.

Hvis testen viser, at alt er i orden, kan du ånde lettet op – så er der ikke mere, du skal gøre! Men hvis dokumenterne fejler testen, skal der rettes op. Her er, hvad du gør.

Hvis din PDF ikke lever op til kravene, er der heldigvis flere skridt, du kan tage:

A ) Kontakt din leverandør

Hvis du bruger en ekstern leverandør, fx til at generere fakturaer eller andre digitale dokumenter, er det første skridt at kontakte dem. Spørg, om de kan sikre, at dokumenterne bliver tilgængelige fremover. Hvis de ikke allerede lever op til lovens krav, bør de kunne tilbyde en løsning. Hvis det er for besværligt at finde ud af hvem du skal skrive til, så kan du også skrive til os. Så retter vi henvendelse til leverandøren på vegne af alle dem der henvender sig. Så ved leverandøren at det er vigtigt!

B ) Ret op på tagging

Hvis du laver PDF’erne selv, kan problemet ofte løses ved at rette tagging. Tagging er en slags digital rygrad for dokumentet, som gør det muligt for skærmlæsere at forstå indholdet. Sørg for, at:

• Overskrifter markeres med korrekte tags (H1, H2 osv.).
• Billeder og grafik får alternativ tekst (alt-tekst).
• Tabeller er korrekt struktureret.
• Dokumentet har en tydelig læserækkefølge.

På https://www.w3.org/TR/WCAG21/ kan du se en komplet beskrivelse af kravene til dine dokumenter. Hvis du tænker, at du har vigtigere ting at tage dig til, end at dykke ned i PDF-taggingens forunderlige verden, så kan du også udlicitere opgaven til et bureau. Skriv en mail (link), så kan vi henvise dig til et godt et af slagsen. Skriv en mail, så kan vi henvise dig til et godt et af slagsen.

Selvom du får styr på tagging og strukturen i dine dokumenter, kan du stadig opleve problemer, hvis der er fejl i den software eller proces, I bruger til at generere PDF’erne. Her kan det være sværere at identificere hvad der går galt, men vi vil gerne hjælpe dig. Book et gratis møde med os, så hjælper vi dig med at identificere præcis, hvor tilgængeligheden går i stykker. På mødet analyserer vi dit dokumentflow og peger på løsninger, så du kan være sikker på, at dine dokumenter lever op til kravene – hver gang.

Tilgængelige dokumenter skaber social inklusion, sparer dine kunder for frustration og styrker din virksomheds image. Vi håber at denne guide har fået dig igang med at analysere jeres PDF'er så du ved om I skal ændre noget i jeres PDF'er, inden den nye lov træder i kræft 1. juli 2025.